El plan de la agencia de Minnesota para eliminar correos electrónicos después de un año genera críticas de los defensores de los registros abiertos
CALLE. PAUL, Minnesota, EE.UU. (AP) — El Departamento de Servicios Humanos de Minnesota planea eliminar los correos electrónicos de más de un año a partir del próximo mes, a menos que sus empleados decidan que los mensajes contienen registros oficiales del gobierno.
El cambio genera preocupación entre los defensores de la transparencia del gobierno y los registros públicos, quienes temen que podría limitar drásticamente la comprensión del público sobre el funcionamiento interno de la enorme agencia. informó St. Paul Pioneer Press.
El periódico dijo que la nueva política también subraya cómo las agencias estatales y locales a menudo no tratan los correos electrónicos como registros oficiales.
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“Los legisladores hablan mucho sobre la transparencia, pero no parece ser una prioridad”, dijo Don Gemberling, del Coalición de Minnesota sobre Información Gubernamental. “Si realmente nos importa, como decimos que nos importa, cómo suceden las cosas en el gobierno y cómo suceden, entonces no podemos resolverlo sin acceso al correo electrónico”.
Los funcionarios del gobierno de Minnesota reconocen que no existe una política de retención uniforme para el correo electrónico en las agencias estatales. Cuando se le preguntó sobre el cambio, el Departamento de Servicios Humanos dijo en un comunicado que “tenía la intención principal de ayudar a mejorar los protocolos de protección de datos de la agencia y garantizar que los datos confidenciales estén protegidos”.
La política de eliminación automática de correo electrónico facilitará la administración de las bandejas de entrada que, de lo contrario, podrían estar obstruidas con información, incluidos datos privados, según el comunicado. En cambio, los registros oficiales se mantendrán en lugares seguros, incluidos los registros sujetos a acciones legales, auditorías, solicitudes de datos y quejas.
Rich Neumeister, un ciudadano activista que sigue de cerca los registros estatales abiertos y las leyes de privacidad, señaló que las agencias estatales ya están obligadas a proteger los datos privados. Neumeister cuestionó la verdadera motivación para querer eliminar el correo electrónico tan rápido.
“Las comunicaciones y los documentos electrónicos te dicen cosas. Cómo llegar a una política es uno de ellos. La forma en que respondes es otra”, dijo Neumeister. “Es importante que el público lo sepa. Si no hay un rastro de comunicación, eso también dice cosas”.
El representante republicano Jim Nash, de Waconia, que tiene experiencia en almacenamiento de datos y seguridad cibernética, cuestionó el cambio y dijo que el almacenamiento de datos es “muy barato” y que los archivos se pueden cifrar y almacenar fácilmente sin conexión.
La ley de registros públicos de Minnesota dice que se presume que los datos del gobierno son públicos a menos que haya una ley que los haga privados.
Según las nuevas reglas de correo electrónico, los empleados del Departamento de Servicios Humanos deben identificar y categorizar los registros oficiales contenidos en los mensajes de correo electrónico. Los elementos en la bandeja de entrada, la carpeta de enviados y el calendario de un empleado se borrarán automáticamente después de un año. Otras cosas, como los borradores de correo electrónico o los enviados a la papelera, se eliminarán para siempre después de 30 días.
“Es difícil hacer que la gente se entusiasme y se comprometa con esto, pero es algo importante”, dijo el senador demócrata John Marty, de Roseville.